Styrande dokument: så bygger styrelsen en fungerande dokumentstruktur

Styrande dokument samlar reglerna för vem som beslutar vad, hur arbetet bedrivs och vilka ramar organisationen ska följa. Dokumenten behöver vara aktuella och samstämmiga för att ge en tydlig beslutsordning. Här går vi igenom dokumentfamiljen, beslutsordningen och strukturen som håller den vid liv. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Vad är styrande dokument?

Styrande dokument är samlingsnamnet för policys, instruktioner, ordningar och riktlinjer som anger hur organisationen ska styras. De spänner från organisationens konstitution till vardagens rutiner:

• Grunddokumenten: bolagsordningen i aktiebolag och stadgarna i föreningar. Bolagsordningen ingår i stiftelseurkunden vid bildandet och ändras därefter av bolagsstämman, föreningsstadgar antas och ändras enligt organisationsformens regler. Grunddokumenten sätter ramarna för organisationens övriga dokument.
• Styrelsens dokument: arbetsordningen, VD-instruktionen, rapportinstruktionen, delegationsordningen och attestordningen. Beslutas av styrelsen inom dess kompetens. Vissa är villkorade lagkrav: i aktiebolag, ekonomiska föreningar och BRF:er ska rapporteringsinstruktioner finnas om de inte saknar betydelse med hänsyn till organisationens begränsade storlek och verksamhet. Publika aktiebolag ska dessutom årligen fastställa en arbetsordning och ha arbetsfördelningsinstruktioner.
• Ägarnas styrning i aktiebolag: ett ägardirektiv kan beslutas av bolagsstämman som en anvisning inom lagens och bolagsordningens ramar. Aktieägaravtalet är ett avtal mellan ägarna som normalt inte binder bolaget, håll det skilt från bolagets interna styrdokument.
• Policys och riktlinjer: dokument som styr särskilda områden, till exempel informationssäkerhet, ekonomihantering eller arbetsmiljö.

Vissa dokument är lagkrav i vissa organisationsformer, andra är frivilliga verktyg. Gemensamt är att de gör styrningen möjlig att granska: den som undrar vad som gäller ska kunna slå upp det.

Dokumenten ska hänga ihop

En dokumentstruktur styr bara om delarna pekar åt samma håll. Tre samband är särskilt viktiga:

1. Grunddokumenten överst bland organisationens egna: arbetsordning, instruktioner och policys ska följa både tillämplig lag och bolagsordningen eller stadgarna.
2. Mandaten samstämmiga: beloppsgränser och beslutsmandat i VD-instruktion, delegationsordning och attestordning ska stämma överens. Motstridiga gränser upptäcks annars först när något gått fel.
3. En gällande version: varje dokument behöver en dokumentansvarig, ett beslutsdatum och en versionshistorik. Cirkulerar flera versioner ökar risken att fel version används, markera tydligt vilken som är beslutad.

Mallar att utgå från

I Hippolys kunskapsbibliotek finns färdiga mallar för de vanligaste styrande dokumenten och andra centrala styrelsedokument. Anpassa dem direkt i webbläsaren och ladda ner som Word eller PDF:

• Styrelsens arbetsordning
• VD-instruktion
• Rapportinstruktion
• Attestordning
• Ägardirektiv
• Aktieägaravtal
• Sekretessavtal
• Kallelse till bolagsstämma
• Dagordning för konstituerande styrelsemöte

Hela samlingen finns på mallsidan.

Håll strukturen vid liv

Ett styrdokument åldras i tysthet: verksamheten förändras, dokumentet ligger kvar. En återkommande översyn, till exempel i samband med det konstituerande mötet, fångar det mesta. Utse en dokumentansvarig per dokument, ange nästa översynsdatum och lägg översynen som en punkt i styrelsens årshjul.

När ett dokument ändras ska rätt organ eller befattningshavare fastställa ändringen enligt lag, bolagsordning, stadgar och gällande delegation. Styrelsebeslut dokumenteras i styrelseprotokollet. Kommunicera ändringen till berörda och arkivera den tidigare versionen.

Så hjälper Hippoly

I Hippoly samlas de styrande dokumenten under Filer och dokument, med versionshistorik som gör det lättare att identifiera den aktuella versionen. Styrelsens beslut om egna styrdokument dokumenteras i protokollet, medan dokument som beslutas av stämman, ägarna eller VD följer sin beslutsordning. Översynerna kan planeras i styrelsens årshjul och behandlas som punkter på dagordningen. Läs mer om Hippoly för aktiebolag eller se våra lösningar för föreningar.