Sig farvel til referatangst, skriv, gennemgå og e-signér med lethed!

At skrive og håndtere bestyrelsesreferater kan være en besværlig og ineffektiv proces. Ofte skrives udkastet i Word eller et andet program lokalt på referentens computer, sendes rundt via e-mail til gennemgang, rettes til og uploades derefter til en separat tjeneste til e-signering. Det kan føre til problemer med versionsstyring, forsinkede underskrifter og forsinkelser, før det endelige dokument når ud til alle, der skal have det.

Der må da findes en smidigere og mindre tidskrævende måde at gøre det på, ikke? Selvfølgelig gør der det! Vi har netop lanceret en banebrydende funktion, der dramatisk forbedrer måden, du skriver, gennemgår, redigerer og e-signerer bestyrelsesreferater på. Vi har arbejdet hårdt på at udvikle en sikker og strømlinet proces, hvor du kan gøre det hele bekvemt direkte i Hippoly. Det har aldrig været nemmere eller hurtigere at håndtere bestyrelsesreferater. Sådan fungerer det:

1. Opret referatdokumentet

Den, der er udpeget som referent for mødet, opretter referatet fra mødesiden. Referater kan enten oprettes fra bunden, baseres på mødets dagsorden eller på referatet fra et tidligere møde.

2. Skriv referatet, og del det til gennemgang

Under mødet skriver referenten referatet direkte i Hippoly. Når referenten vil have feedback, deles referatet nemt med udpegede reviewere. De kan kommentere direkte i referatdokumentet, og referenten får automatisk besked, når hver reviewer har afsluttet sin gennemgang. Referenten kan nemt rette til ud fra feedbacken.

3. E-signér bestyrelsesreferatet

Når gennemgangen er afsluttet, er det tid til at signere referatet (du kan naturligvis signere dokumentet når som helst uden en gennemgang). Referenten starter signeringsprocessen og har fuldt overblik over, hvem der har skrevet under, og kan sende påmindelser med et enkelt klik, hvis det er nødvendigt. Når dokumentet er underskrevet, får alle mødedeltagere automatisk besked om, at referatet er signeret, og at PDF-versionen af det underskrevne referat er tilgængelig.

Andre forbedringer

Ud over referatfunktionen har vi også lavet en række mindre forbedringer med det formål at gøre oplevelsen bedre for alle, der arbejder med møder i Hippoly. Her er nogle af dem.

• Når et møde deles eller opdateres, er der nu mulighed for ikke at sende kalenderinvitationer via e-mail.
• Mødebeskrivelsen er flyttet til mødets sidehoved og er nu også med i kalenderinvitationer sendt via e-mail.
• Det er nu muligt at oprette dagsordener også for tidligere møder, der er afholdt tilbage i tiden.
• Administratorer af arbejdsområdet kan nu redigere alle møder og mødeindhold uden den specifikke rolle som mødeadministrator.
• Mødeadministratorer kan nu også se og redigere møder med status Udkast.