Når koncernstyring og iværksætteri skal leve side om side, uden at det bliver besværligt

Da Sjöson voksede til en koncern med mange selskaber, bestyrelser og fælles initiativer, steg kravene til struktur, gennemsigtighed og kvalitetssikring. Samtidig var det vigtigt ikke at miste det iværksætterdrive, der præger hele gruppen. Løsningen blev en fælles arbejdsmåde for bestyrelses- og ledelsesarbejdet, med Hippoly som knudepunkt.

Udfordringen: styring i takt med væksten

Sjöson er bygget på et stærkt værdigrundlag (gensidighed, mod, skarphed og lyst) og ser sig selv som et langsigtet livsværk. Med majoritetsejerskab i sine selskaber og en tydelig koncernstruktur var der tidligt høje ambitioner for governance og kvalitet i bestyrelsesarbejdet.

Men efterhånden som antallet af selskaber, bestyrelser og fælles fora voksede, blev arbejdsmåden mere og mere sårbar. Bestyrelseskommunikation og dokumenthåndtering foregik i høj grad via SharePoint og mail. Det fungerede nogenlunde internt, men blev hurtigt besværligt, når eksterne bestyrelsesmedlemmer og datterselskaber skulle med. Adgangsspørgsmål, forskellige mailadresser og manglende overblik gav unødig administration og usikkerhed.

Sjöson havde tidligere også prøvet et dedikeret bestyrelsesværktøj, men oplevede det som stift og svært at tilpasse til virkeligheden i en iværksætterdrevet koncern. Resultatet blev mange parallelle løsninger og en fornemmelse af, at ingen rigtig havde det fulde overblik.

Vendepunktet: behovet for én fælles arbejdsmåde i en voksende koncern

I begyndelsen af 2025 begyndte Sjöson aktivt at lede efter en ny arbejdsmåde. Kravene var klare:

• Det skulle være nemt at bruge, også for direktører og ledere med begrænset tid
• Sikker adgang for både interne og eksterne roller
• Mulighed for at arbejde i flere bestyrelser og grupper parallelt
• Struktur og sporbarhed, uden unødig kompleksitet

Efter at have sammenlignet flere alternativer faldt valget på Hippoly. Udslagsgivende var kombinationen af brugervenlighed, sikkerhed og et setup med separate arbejdsrum, bygget til organisationer med mange bestyrelser og fora.

Løsningen: ét fælles knudepunkt for hele koncernen

I dag bruges Hippoly som fælles platform for bestyrelses- og ledelsesarbejde i hele Sjöson-koncernen.

• Koncernbestyrelsen og hver enkelt selskabsbestyrelse har deres egne arbejdsrum
• Interne grupper som direktørnetværket, digitalisering og markedsforum arbejder på samme måde
• Samme grundstruktur, men tilpasset hvert selskabs forudsætninger

Ulrika Garbrant, koncerndirektør, sidder i samtlige datterselskabsbestyrelser og er sammen med Louice Lundgren Tutak, CFO & Governance, det samlende led. Med tydelige forretningsordener og fælles principper for møder, referater og rapportering er Hippoly blevet koncernens fælles kilde til bestyrelsesinformation.

Resultatet: bedre governance, mindre administration

Effekterne kom hurtigt.

• Væsentligt bedre styr på governance
• Mindre administration og færre manuelle trin
• Enklere distribution af månedsrapporter og mødemateriale
• Betydeligt mindre sårbarhed ved forandringer

Når alt går via Hippoly, minimerer vi risikoen for, at information går tabt. Ingen kan sige, at de ikke har fået materialet.

Da Sjöson for nylig skiftede direktør i et datterselskab, kunne den nye direktør hurtigt sætte sig ind i både historik og nuværende situation, uden at være afhængig af enkeltpersoner eller indbakker.

Også revisionen er blevet markant enklere. Revisorerne bliver inviteret direkte ind i de relevante arbejdsrum. Det sparer både tid og frustration.

Mindre personafhængighed, lettere onboarding af nye medarbejdere, enklere revision og stærkere informationssikkerhed er nogle af de konkrete gevinster ved Hippoly.

Enkelt på rigtigt

Det er lidt iPhone-fornemmelse, man forstår med det samme, hvordan det virker.

En vigtig erfaring har været, hvor hurtigt brugerne tog arbejdsmåden til sig. Direktørerne opretter selv møder, også ekstraordinære bestyrelsesmøder, uden hjælp eller oplæring.

Hvorfor Hippoly?

For Sjöson handlede valget ikke om flest funktioner, men om det rigtige niveau.

• Kraftfuldt nok til en kompleks koncern
• Enkelt nok til at blive brugt i hverdagen
• Betydeligt mere omkostningseffektivt end mange alternativer

Blikket fremad

Med en fælles arbejdsmåde for bestyrelses- og ledelsesarbejdet står Sjöson bedre rustet til fortsat vækst. Nye selskaber, nye bestyrelser og nye initiativer kan komme med uden at bygge nye strukturer hver gang.

Fokus kan ligge der, hvor det hører hjemme: på forretning, udvikling og langsigtet værdiskabelse.