Sådan holder I bestyrelsesgælden nede

Hvert møde i Hippoly får automatisk sin egen mappe med dagsorden, materiale og referat. Når referatet er underskrevet, arkiverer Hippoly det som PDF i samme mappe, og alle i bestyrelsen finder det hurtigt.

Materialet mellem møderne bor i arbejdsrummets fælles mapper, med versionshistorik på hver fil. Testens første spørgsmål, hvor referatet fra mødet for fem måneder siden ligger, holder op med at være et spørgsmål.

Beslutninger mellem møderne forsvinder let i en mailtråd. I Hippoly træffer I dem skriftligt, fører beslutningen til referat og underskriver den, så den holder bagefter.

Formelt er beslutningen truffet. Uden opfølgning ender den alligevel let som en hensigt. Derfor bor opfølgningen i opgaver, med en ansvarlig og en dato pr. opgave. Opgavelisten viser, hvad der venter, hvad der er forsinket, og hvad der er klaret.

I planlægger bestyrelsesåret i et årshjul, hvor hvert møde bærer sin dagsorden, sit materiale og sit referat. Et nyt bestyrelsesmedlem får en invitation til arbejdsrummet og ser hele historikken fra dag ét.

Formanden, der stopper, tager sin computer og sin indbakke med. Bestyrelsens historie bliver, hvor den er, for den bor ikke der.

En due diligence begynder med spørgsmål om dokumentationen. Når referaterne er underskrevet og arkiveret, hvor de hører til, ligger svaret klar, uden weekender med forberedelse.

Materiale, der er sendt på mail, bliver liggende på alle modtagernes enheder, uden mulighed for at trække det tilbage. I Hippoly bor følsomt materiale bag styret adgang. Ved en gennemgang eller et salg kan et særskilt arbejdsrum bruges som datarum.