Så håller ni styrelseskulden nere

Varje möte i Hippoly får automatiskt en egen mapp med dagordning, underlag och protokoll. När protokollet är signerat arkiveras det som PDF i samma mapp och hittas snabbt av alla i styrelsen.

Materialet mellan mötena bor i samarbetsytans gemensamma mappar, med versionshistorik på varje fil. Testets första fråga, var protokollet från mötet för fem månader sedan finns, slutar vara en fråga.

Beslut mellan möten försvinner lätt i en mejltråd. I Hippoly fattas de per capsulam, beslutet protokollförs och signeras så att det håller i efterhand.

Formellt är beslutet då fattat. Utan uppföljning stannar det ändå lätt vid en avsikt. Därför bor uppföljningen i uppgifter, med en ansvarig och ett datum per uppgift. Uppgiftslistan visar vad som väntar, vad som är försenat och vad som är klart.

Styrelseåret planeras i ett årshjul där varje möte bär sin dagordning, sina underlag och sitt protokoll. En ny ledamot bjuds in till samarbetsytan och ser hela historiken från dag ett.

Ordföranden som lämnar tar med sig sin dator och sin inkorg. Styrelsens historia påverkas inte, den bor inte där.

En due diligence börjar med frågor om dokumentationen. När protokollen är signerade och arkiverade där de hör hemma är svaret redan framme, utan förberedelsehelger.

Ett mejlat underlag ligger kvar på alla mottagares enheter, utan möjlighet att dra tillbaka det. I Hippoly bor känsligt material bakom styrd åtkomst. Vid en granskning eller försäljning kan en egen samarbetsyta användas som datarum.