Konflikter i styrelsen och förtroendekriser

Konflikter i styrelsen är inte skadliga i sig. Det som skadar är att oenigheten byter karaktär. En sakfråga utan avslut blir med tiden en fråga om personer. Därifrån är vägen kort till en förtroendekris.

Konflikter i styrelsen: tre typer av oenighet

Det hjälper att skilja på vad konflikten faktiskt gäller. Svaret avgör vad som fungerar.

• Sakfrågan. Oenigheten gäller frågan i sig. Här hjälper information, alternativ och tid för diskussion.
• Rollfrågan. Oenigheten gäller vem som får bestämma vad. Här hjälper tydlighet om mandat, arbetsordning och vad styrelsen faktiskt beslutat.
• Förtroendefrågan. Oenigheten gäller förtroendet för en person, hens beteende eller fortsatta uppdrag. Beteenden kan styrelsen ofta hantera inom sitt eget arbete. Guiden om dominanta, passiva och svåra styrelseledamöter beskriver arbetssätt för sådana situationer. Gäller frågan en kommande mandatperiod hör den hemma hos den som väljer eller utser ledamoten. Ska ett pågående uppdrag avslutas behöver styrelsen klarlägga om ledamoten själv vill avgå eller vem som får entlediga hen.

Konfliktkartan är en mall för att avgöra vilken typ det handlar om. En obehandlad sakfråga glider ofta över i de andra två. Det avgörande är att inte möta en förtroendefråga med sakfrågans metoder. Mer fakta löser sällan en förtroendefråga.

Ge frågan ett avslut

En vanlig orsak till att en konflikt växer är att ingen fattar något beslut. Frågan bordläggs, återkommer under övriga frågor och skjuts upp igen. Varje varv gör positionerna hårdare.

Ordföranden behöver därför göra tre saker. Ge frågan egen tid på dagordningen, formulera vad som ska avgöras och se till att mötet landar i ett beslut. Även ett beslut om nästa steg är ett avslut, om det innehåller vem som gör vad till när.

Beslutet behöver dokumenteras så att det i efterhand är tydligt vad styrelsen beslutade. En beslutslogg gör beslutet svårt att missförstå i efterhand.

Skilj sak från person

När tonen börjar hårdna är ordförandens viktigaste uppgift att hålla samtalet vid frågan. Några konkreta grepp:

• Sammanfatta positionerna sakligt, utan att koppla dem till namn.
• Be var och en beskriva den andra sidans argument så starkt som möjligt.
• Fråga vad som skulle behöva vara sant för att den andra hållningen vore rätt.
• Avbryt tidigt när kritiken riktas mot person i stället för mot förslag.

Efter beslutet behöver styrelsen ha en tydlig gemensam kommunikation. Som arbetsprincip bör ledamöterna respektera fattade beslut, men det utesluter inte en protokollförd avvikande mening eller att allvarliga missförhållanden lyfts genom rätt kanal.

Rollfrågor löses med mandat, inte med argument

En stor del av det som ser ut som personkonflikter är i själva verket otydliga mandat. Vem beslutar om vad? Vad har delegerats till en verkställande direktör eller till en arbetsgrupp? Vad ska tillbaka till styrelsen?

Det är precis vad en arbetsordning för styrelsen är till för. Finns den inte, eller är den inaktuell, bör styrelsen tydliggöra mandaten skriftligt.

När frågan behöver lämna styrelsen

Vem som kan avsluta en ledamots uppdrag beror på organisationsformen och på vem som har utsett ledamoten. I aktiebolag, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar kan ledamoten eller den som utsett ledamoten anmäla att uppdraget ska upphöra. Ändringen får verkan när anmälan om registrering kommer in till Bolagsverket, eller vid den senare tidpunkt som anges i beslutet. För ideella föreningar styr främst stadgarna. I en stiftelse med egen förvaltning utser och entledigar styrelsen som huvudregel själv ledamöter, om inte stiftelseförordnandet säger annat. Vid misskötsel kan allmän domstol entlediga en ledamot. Tillsynsmyndigheten kan ansöka och fatta ett tillfälligt beslut medan domstolen prövar saken.

För bolag och föreningar är tre vägar vanliga:

• Valberedningen. Om organisationen har en valberedning är den en naturlig väg när frågan gäller sammansättning eller en ledamots lämplighet inför nästa period. Guiden om valberedningens arbete beskriver förberedelserna inför nästa val eller utnämning.
• Ägare eller medlemmar. I ett ägarlett bolag kan ägardialogen lösa det som styrelsen inte kan. I en förening avgör medlemmarna genom stämman de frågor som enligt lag och stadgar ligger inom stämmans behörighet.
• Bolagsstämman, föreningsstämman eller årsmötet. I aktiebolag, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar finns lagregler om när en minoritet kan kräva extra stämma. I ideella föreningar styr stadgarna. Stiftelser har ingen motsvarande stämma. Stämman är rätt väg när frågan enligt dessa regler hör hemma hos ägare eller medlemmar.

Ordföranden bör därför vara tydlig med vilken väg som är aktuell och hur frågan ska avgöras.

Förebygg innan konflikten växer

Det mesta som förebygger konflikter stärker också styrelsearbetet i övrigt. Det handlar om tydliga mandat, underlag i tid, dokumenterade beslut och en årlig genomgång av hur arbetet fungerar. Guiden om styrelsen som grupp beskriver dessa arbetssätt.

Lägg till en sak. Ta upp samspelet innan det finns en konflikt. Guiden om psykologisk trygghet i styrelsen går igenom hur. En årlig styrelseutvärdering ger ett tillfälle att ta upp sådant innan det belastar en konkret konflikt.

Artikeln ger generell vägledning om styrelsearbete, inte juridisk rådgivning.

Så hjälper Hippoly

I Hippoly ligger dagordning, underlag och protokoll samlade för de deltagare som har tillgång. Det gör det enklare att gå tillbaka till vad som beslutades och vilket underlag som användes. Uppgifter kan tilldelas en ansvarig och få ett förfallodatum.